Jaka jest etykieta przy wręczaniu wizytówki?

Pierwsze wrażenie ma tendencję do trzymania się.

To może być irracjonalne dziwactwo relacji międzyludzkich, ale jest to również nieuchronny aspekt ludzkiej psychologii. A to oznacza, że musisz zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby za pierwszym razem dobrze wypaść. Jeśli rozpoczynasz swoją działalność za granicą - lub próbujesz przekonać do siebie gości z zagranicy - możesz zdobyć kilka punktów przewagi, wykazując świadomość i uznanie dla ich kultury. Jaki jest więc najprostszy sposób na zrobienie dobrego wrażenia już na samym początku? Skup się na pierwszym prezencie, który im wręczysz, oraz na trwałej pamiątce z pierwszego spotkania - wizytówce.

Kilka ogólnych wskazówek

Bez względu na to, w jakim miejscu na świecie się znajdujesz, szanowanie wizytówki oznacza okazywanie szacunku jej właścicielowi. Dlatego też, kiedy spotykasz się z innymi przedsiębiorcami, zawsze pamiętaj, aby:

• Używaj etui na wizytówki. Eleganckie etui na wizytówki nie tylko pomaga utrzymać własne wizytówki w doskonałym stanie, ale także pokazuje nowym współpracownikom, że zamierzasz cenić i chronić wizytówkę, którą ci wręczają. Nie chowaj jej po prostu do kieszeni!
• Poświęć chwilę, aby przeczytać ich wizytówkę i spróbuj przekazać jakiś komentarz na jej temat. Możesz pochwalić jakość ich wizytówki, pokazać, że jesteś pod wrażeniem ich tytułu lub po prostu poprosić o wyjaśnienie, w jaki sposób chcieliby, aby się z nimi kontaktowano. Nie otworzyłbyś prezentu urodzinowego bez poświęcenia kilku sekund, aby go obejrzeć i powiedzieć coś na jego temat - więc okaż ten sam szacunek, gdy otrzymujesz czyjąś wizytówkę.
• Okaż szacunek dla różnych języków. Niech Twoja wizytówka będzie wydrukowana w Twoim języku ojczystym na jednej stronie, a w języku firmy, którą odwiedzasz na drugiej. A kiedy wręczasz wizytówkę, trzymaj stronę w ich języku skierowaną do góry, aby mogli ją przeczytać jako pierwsi - tak jest po prostu grzeczniej.
• Zastanów się dobrze, zanim napiszesz cokolwiek na wizytówce. W niektórych częściach świata wpisanie dodatkowych szczegółów lub numeru telefonu na czyjejś wizytówce może być postrzegane jako konkretna oznaka zainteresowania. Jednak w innych kulturach takie "zniekształcanie" wizytówki może być brakiem szacunku i należy poczekać, aż zostaniesz sam, zanim zaczniesz robić notatki.

Mając te kilka wskazówek za sobą, możemy przyjrzeć się niektórym specyficznym praktykom i zwyczajom z kilku krajów w różnych częściach świata.

Wizytówki w Japonii

W krajach takich jak USA czy Wielka Brytania zazwyczaj nie ma zbyt wielu ceremonii związanych z wymianą wizytówek. Ale w Japonii istnieje dobrze rozumiany protokół. I choć może nie jest on przestrzegany przez każdą firmę, z którą się spotykasz, powinieneś być gotowy i umieć go przestrzegać, jeśli chcesz zrobić dobre wrażenie. Po pierwsze, należy pamiętać, że status i pozycja są ważne w kulturze japońskiej. Najwyżej postawieni członkowie spotkania powinni wymieniać się wizytówkami jako pierwsi, po nich kolejni, itd. Nie jest to tylko oznaka szacunku dla pozycji zawodowej - jest to sposób, aby pomóc wszystkim obecnym dowiedzieć się, kto jest osobą decyzyjną.

Po drugie, powinieneś poświęcić całą swoją uwagę i skupienie na fizycznym wręczaniu wizytówki. Oznacza to, że powinieneś być:

•  Wstać.
• Prezentować swoją wizytówkę w taki sposób, aby język odbiorcy był skierowany do góry, a tekst był ułożony w taki sposób, aby odbiorca mógł go przeczytać.
• Trzymać wizytówkę obiema rękami za dwa górne rogi, tak aby karta znajdowała się na wierzchu wizytownika i nie zasłaniać kciukami żadnego logo ani tekstu.
• Wykonać lekki ukłon (około 30 stopni) podczas wręczania wizytówki.
• Na koniec upewnij się, że nie odłożysz wizytówki do końca spotkania. Jeśli otrzymałeś tylko jedną wizytówkę, możesz umieścić ją na wierzchu swojego wizytownika, a sam wizytownik położyć na stole obok.

Jeśli natomiast otrzymałeś kilka wizytówek, ułóż je na stole od lewej do prawej strony, zgodnie z kolejnością siedzenia z Twojego punktu widzenia - okaże to szacunek, a także pomoże Ci nauczyć się ich imion w miarę trwania spotkania.

Wizytówki w Indiach

Edukacja jest w Indiach szczególnie wysoko ceniona. Tak więc oprócz tytułów zawodowych i kwalifikacji, upewnij się, że na Twojej wizytówce znajdują się wszelkie tytuły naukowe lub wyróżnienia, które zdobyłeś. Jest to również kraj, w którym w całej społeczności biznesowej można spotkać osoby posługujące się językiem angielskim. Tak więc, chociaż możesz chcieć wydrukować jedną stronę swojej wizytówki z tłumaczeniem na język hindi, nie jest to naprawdę konieczne i nie powinieneś mieć problemów z zaprezentowaniem swoim nowym współpracownikom wizytówki w całości w języku angielskim. Wreszcie (i być może przede wszystkim) należy zawsze podawać swoją wizytówkę prawą ręką - dotyczy to zarówno uścisków dłoni, jak i jedzenia posiłków.

Wizytówki w Niemczech

Chociaż Niemcy mają dość swobodne podejście do wizytówek, które jest podobne do tego w Wielkiej Brytanii czy Stanach Zjednoczonych, jest jeden obszar, w którym zwyczaje się różnią. W Wielkiej Brytanii wizytówki są swobodnie rozdawane lub przekazywane, czasami w dużych ilościach lub kładzione na stole, aby każdy mógł sobie pomóc. Natomiast w Niemczech wymiana wizytówek jest zazwyczaj bardziej ograniczona i ma charakter osobisty. Wizytówki nie powinny być nigdy rozdawane partiami, lecz w bardziej dyskretny sposób, jeden do jednego, aby odzwierciedlić ekskluzywną wartość indywidualnej relacji biznesowej.

Wizytówki w Chinach

Podobnie jak w Japonii, w Chinach wymiana wizytówek jest traktowana poważnie. Używaj więc obu rąk, poświęć chwilę na przestudiowanie wizytówki i trzymaj ją w widocznym miejscu przez cały czas trwania spotkania. Jednak w przypadku języka tłumaczonego sprawy są nieco bardziej skomplikowane. Przedstawienie wizytówki w całości angielskiej bez lokalnego tłumaczenia na jednej stronie może zostać odebrane jako oznaka poważnego braku szacunku - podobnie jak odmowa uścisku dłoni w krajach zachodnich. Należy również zachować ostrożność przy wyborze tłumaczenia. Jeśli odwiedzasz Chiny kontynentalne, powinieneś używać uproszczonych znaków chińskich. Natomiast na Tajwanie i w niektórych częściach Hongkongu należy używać tradycyjnego zestawu znaków. Wreszcie, nigdy nie należy pisać niczego na wizytówce innej osoby przed nią - ale można wpisać dodatkowe informacje lub numery telefonów na swojej własnej.